Studiu de caz · Proiect Keel
Peste două săptămâni de lucru pe lună se duceau pe hârțogărie, nu pe muncă.
O agenție de servicii din UK, care conectează specialiștii potriviți cu clienții care au nevoie de ei. Trei coordonatori gestionează în jur de 150 de comenzi pe lună, iar până de curând totul trecea prin Excel și emailuri scrise de la zero. Clientul rămâne privat, așa că îi spunem Proiect Keel. Iată ce a găsit Objevo și ce se schimbă acum.
Unde se ducea timpul
Objevo a urmărit o singură comandă de la început până la final, ca să vadă unde se duce timpul. Detaliile se tastează mai întâi în Excel, apoi coordonatorul caută specialistul potrivit prin telefon, mesaj sau email. După ce cineva acceptă, urmează un email de predare scris de la zero, apoi o confirmare către client, tot de la zero. O comandă simplă durează cam 20 de minute; când prestatorul e nou, urcă peste 45 de minute, întinse pe o zi întreagă de emailuri.
La 150 de comenzi pe lună, doar partea de comenzi ajunge la 45 până la 110 ore. Un al doilea coordonator petrece încă peste 40 de ore pe lună construind manual emailuri de facturare și fișe de cont, copiind date din inbox și din tabel. Cererea venea în continuare, doar că orele se terminau, așa că agenția s-a oprit din creștere în jur de 150 de comenzi. Nu pentru că echipa ar fi fost lentă, ci pentru că felul lor de a lucra nu a crescut odată cu ei.
Ce a făcut Objevo
Scurtătura tentantă ar fi fost un chatbot pus deasupra, doar că nu ar fi atins problema reală. În trei workshopuri, Objevo a cartografiat fiecare sarcină, de la prima comandă la ultima factură, și a cronometrat fiecare pas. Ce a reieșit din hartă e că problema nu era lipsa unui bot, ci informația împrăștiată prin Excel și inboxuri. Așa că munca începe de la bază: un singur sistem care duce toată comanda cap-coadă, cu automatizarea adăugată deasupra. Documentele clienților rămân private, în spațiul lor, și nu pleacă nicăieri.
„Objevo a avut o abordare a AI-ului refreshingly de onestă când compania noastră i-a contractat, concentrată pe rezultate de business, nu pe vândut tehnologie. Au recomandat AI doar acolo unde aducea valoare reală și au fost la fel de siguri când ne-au sfătuit spre îmbunătățiri de proces, ori de câte ori acelea erau soluția mai bună. Îi recomand cu încredere!”
Founder, agenția din Proiect Keel
Ce se schimbă
- Fiecare comandă intră pe un singur drum și e importată direct în sistem, așa că nimeni nu mai tastează aceleași detalii mai departe.
- Emailurile către prestator și client sunt scrise de sistem, iar prestatorul confirmă cu un singur buton, în loc de o zi de du-te-vino.
- Detaliile necesare pentru ofertă se citesc direct de pe fișierele scanate, în secunde, în loc să fie extrase de mână.
- Facturile, fișele de cont și memento-urile de plată se construiesc singure din informațiile deja salvate.
Unde s-a ajuns
Designul e agreat, iar construcția e în curs. Echipa trece treptat pe noul sistem, ceea ce include și mutarea datelor din Excel, o treabă migăloasă în sine. Cifrele de mai sus sunt estimările agenției, notate înainte de a construi ceva, ca rezultatele să poată fi măsurate față de un punct de start real. Găsirea și alocarea unui prestator ar urma să scadă de la 15 până la 40 de minute la câteva minute de verificat și trimis. Cifrele măsurate vor apărea aici când sistemul e pornit, oricare ar fi ele.
Și agenția ta are un Lost Hours Map
Într-un call gratuit de 20 de minute, Objevo se uită la felul în care lucrează echipa ta zi de zi și îți arată trei locuri unde se duc ore pe sarcini repetate, plus cam cât te costă asta într-un an.
Rezervă un Lost Hours Map gratuit →Din ce vede Objevo în practică, felul acesta de a lucra e mai degrabă normă decât excepție: tabele, inboxuri și aceleași emailuri tastate iar și iar. Dacă îți sună cunoscut, vezi cum lucrează Objevo.
