Peste două săptămâni de lucru pe lună se duceau pe hârțogărie, nu pe muncă.
O agenție de servicii din UK, care conectează prestatorii potriviți cu clienții care au nevoie de ei. Trei coordonatori, în jur de 150 de comenzi pe lună, și totul trecea prin Excel și emailuri scrise de la zero. Clientul rămâne privat, așa că îi spunem Proiect Keel. Iată ce a găsit Objevo și ce se schimbă.
Unde se ducea timpul
Urmărește o singură comandă. Detaliile se tastează în Excel. Coordonatorul caută specialistul potrivit prin telefon, mesaj sau email. Apoi un email de predare către specialist, scris de la zero. Apoi o confirmare către client, tot de la zero. O comandă simplă durează cam 20 de minute; un prestator nou o împinge peste 45, întinse pe o zi întreagă de emailuri.
La 150 de comenzi pe lună, doar partea de comenzi înseamnă 45 până la 110 ore. Un alt coordonator petrece peste 40 de ore pe lună construind manual emailuri de facturare și fișe de cont, copiind date din inbox și din tabel. Cererea exista în continuare. Orele se terminau. Agenția s-a oprit din creștere la 150 de comenzi.
Ce a făcut Objevo
Nu un chatbot pus peste haos. În trei workshopuri, Objevo a cartografiat fiecare sarcină, de la prima comandă la ultima factură, și a cronometrat fiecare pas. Problema reală nu era lipsa unui bot, ci informația împrăștiată prin Excel și inboxuri. Așa că soluția începe de la bază: un singur sistem care duce toată comanda cap-coadă, cu automatizarea deasupra. Documentele clienților rămân private, în spațiul lor, și nu pleacă nicăieri.
Ce se schimbă
- Fiecare comandă intră pe un singur drum și se tastează o singură dată, niciodată re-tastată mai departe.
- Emailurile către furnizor și client se scriu singure; furnizorul confirmă cu un singur buton, în loc de o zi de du-te-vino.
- Detaliile pentru ofertă se citesc direct de pe fișierele scanate, în secunde, în loc să fie extrase de mână.
- Facturile, fișele de cont și memento-urile de plată se construiesc singure din datele deja salvate.
Unde s-a ajuns
Designul e agreat, construcția a început și echipa se mută pe noul sistem, inclusiv datele din Excel. Cifrele de mai sus sunt estimările agenției, notate înainte de a construi ceva, ca rezultatele să poată fi măsurate față de ele. Găsirea și alocarea unui prestator ar urma să scadă de la 15–40 de minute la câteva minute de verificat și trimis. Cifrele măsurate vor apărea aici când sistemul e pornit, oricare ar fi ele.
Și agenția ta are un Lost Hours Map
În 20 de minute, Objevo se uită la munca ta de zi cu zi și îți arată 3 locuri unde pierzi ore pe sarcini repetate, plus cam cât te costă pe an.
Rezervă un Lost Hours Map gratuit →Cele mai multe agenții mici încă lucrează așa: tabele, inboxuri, aceleași emailuri tastate iar și iar. Vezi cum lucrează Objevo.